Memulai Bisnis Dengan Cara Memelihara Catatan

Membuat dan memelihara catatan bisnis yang menyeluruh adalah penting. Catatan-catatan ini akan membantu Anda menganalisis profitabilitas bisnis Anda, menghindari masalah dengan otoritas pajak, mempertahankan hubungan positif dengan klien dan vendor, melindungi bisnis Anda dari tuntutan hukum dan memenangkan tuntutan hukum jika Anda dirugikan.

Memelihara Catatan Bisnis

Untuk sebagian besar, Anda dapat memilih sistem penyimpanan catatan apa pun yang cocok untuk Anda. Namun, dengan memelihara catatan bisnis undang-undang mengharuskan dan praktik terbaik menyarankan metode penyimpanan catatan khusus dan lamanya waktu untuk menyimpan berbagai jenis catatan.

Peraturan dan praktik spesifik mana yang berlaku untuk Anda akan bergantung pada lini bisnis Anda. Catatan tertentu adalah kunci untuk semua bisnis, dan kami akan membahas beberapa yang paling penting di sini.

File Klien

Anda harus memiliki file kertas dan / atau file elektronik untuk setiap klien dan setiap proyek. Sangat penting untuk menyimpan catatan pekerjaan yang telah Anda lakukan dan perjanjian bisnis yang telah Anda buat jika Anda atau pihak lain memiliki pertanyaan setelah fakta.

File klien juga merupakan tempat yang baik untuk menyimpan catatan tentang preferensi klien atau hal lain yang unik untuk klien yang ingin Anda ingat. Sisihkan waktu sekali sehari, seminggu sekali atau sebulan sekali agar arsip Anda teratur. Hal yang sama berlaku untuk membuat cadangan file elektronik Anda.

Kontrak

Jika bisnis Anda menyediakan layanan, Anda harus menandatangani kontrak dengan klien setiap kali Anda memulai bisnis dengan orang atau perusahaan baru. Jika Anda menyediakan produk, Anda mungkin memiliki kontrak dengan pemasok dan distributor. Dan jika Anda memiliki karyawan atau kontraktor, Anda pasti ingin membuat kontrak kerja.

Memelihara Catatan Bisnis

Jika Anda bekerja dengan bisnis yang sudah mapan, sering kali ada kontrak yang sudah ada untuk Anda tanda tangani. Tentu saja, mungkin bermanfaat jika Anda adalah orang yang menulis kontrak, karena dapat memberi Anda posisi tawar terhadap persyaratan hubungan bisnis seperti itu. Anda mungkin ingin menyewa penasihat hukum atas dasar yang diperlukan untuk menyusun dan mengkaji kontrak untuk memastikan kepentingan terbaik Anda terlindungi sepenuhnya.

Sedangkan untuk bisnis kecil dan individu, Anda biasanya perlu membawa kontrak sendiri ke meja. Sebelum Anda membuka bisnis, Anda harus membuat templat kontrak standar yang menjabarkan bidang-bidang dasar yang ingin Anda bahas dalam setiap perjanjian bisnis.

Anda dan klien Anda harus menyimpan salinan kontrak yang ditandatangani untuk catatan Anda.

Catatan Akuntansi dan Pajak

Jika bisnis Anda memiliki catatan keuangan yang rumit atau jika Anda ingin dapat menyiapkan laporan keuangan dengan mengklik tombol, perangkat lunak akuntansi bisnis seperti QuickBooks dapat sangat membantu. Namun, berhati-hatilah bahwa untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis secara akurat dan efektif memerlukan pengetahuan akuntansi.

Jika Anda tidak tahu apa yang mendebit , kreditkandan entri jurnal adalah, perangkat lunak ini hanya dapat menyebabkan Anda sakit kepala. Anda selalu dapat menyimpan catatan dengan tangan atau dengan spreadsheet. Dalam banyak kasus, perangkat lunak spreadsheet dapat memenuhi semua kebutuhan akuntansi Anda – setidaknya saat bisnis Anda kecil.

Grafik di bawah ini menunjukkan banyak jenis catatan yang perlu Anda simpan untuk keperluan akuntansi dan pajak.

Baca Juga : Jangan Gagal Saat Bisnis Anda Gagal

Catatan Lainnya

Meskipun ini bukan daftar lengkap dan jenis catatan yang perlu Anda pertahankan namun Memelihara Catatan Bisnis tergantung pada bidang pekerjaan Anda, catatan lain yang harus Anda pegang umumnya meliputi yang berikut ini:

  • Order pembelian
  • Aplikasi pekerjaan
  • Email dan komunikasi bisnis lainnya
  • Log inventaris
  • Catatan personil
  • Laporan kecelakaan
  • Artikel pendirian
  • Izin
  • Lisensi
  • Pendaftaran dan paten merek dagang